Funding Plus & CupXchange: Van gissen naar gericht ondernemen

Klassiek voorbeeld
CupXchange is een klassiek voorbeeld van hoe een groeiende onderneming de stap maakt van overleven naar sturen. Hun boekhouding was in de beginjaren vooral ingericht op registreren, maar gaandeweg ontstond de behoefte om te ondernemen op basis van feiten. “Onze administratie was alleen niet goed genoeg ingericht om er betrouwbare managementinformatie uit te halen”, bekend Chong Hu, één van de oprichters. Het idee om een financieel expert naar hun administratie te laten kijken was snel geboren. “Zo’n traject kost alleen te veel geld voor een kleine organisatie als de onze”, gaat Chong verder. “Dus besloten we Start Foundation te vragen of zij iets voor ons konden betekenen.”

Funding Plus
Tim Kragt, Chongs contactpersoon bij Start Foundation, had goed nieuws. Funding Plus kon uitkomst bieden. Het is een combinatie van financiering en ondersteuning, speciaal voor sociaal ondernemers. “Normaal wordt Funding Plus ingezet voor marktonderzoek of ondersteuning op het gebied van communicatie”, weet Chong te melden. “Maar dit is natuurlijk ook een mooie manier om een bedrijf met een groeiwens vooruit te helpen.”

Marble: financiële oplossers en bouwers
Als financieel expert werd gekozen voor Marble. Een adviesbureau met een duidelijk doel: het bouwen van een solide financiële basis waarmee bedrijven impact kunnen maken. Eén van de oprichters, Myrna van Tuijl sluit aan bij het gesprek bij Chong op kantoor. “Wij hebben een voorliefde voor bedrijven die iets goeds doen voor de wereld. ‘Changemakers’ noemen wij ze. We duiken voor hen in de details, stellen orde op zaken en maken cijfers inzichtelijk. We zijn daarbij probleemoplossers en bouwers in één.”

Verloop traject
Na een uitgebreid gesprek vooraf besloot Start Foundation het volledige traject te vergoeden. Chong vertelt dat het begon met een uitgebreide kennismaking. “Marble wilde begrijpen wat we doen en hoe om inzicht te krijgen in wat omzet genereert en wat niet.” Myrna vult hem aan: “We worden bij een traject als dit onderdeel van het team. Daardoor is snel duidelijk waar we op moeten focussen. Ons doel was inzichtelijk maken hoe de wasstraten precies presteren. Daarvoor beginnen we bij de omzetregistratie. Vervolgens kijken we hoe de kostprijs zich verhoudt tot de omzet. Daar zie je bij groeiende organisaties zoals CupXchange vaak een mismatch, waardoor ze niet weten wat de echte winst is. In theorie kan je verlies draaien, terwijl je cijfers van die maand iets anders zeggen. Als je resultaat accuraat is, weet je wat goed loopt en waar je moet bijsturen.”

Consistent boeken
Het werk van Marble leverde belangrijke inzichten op. Chong: “Zo bleken facturen soms op wisselende grootboekrekeningen en kostenplaatsen te worden geboekt. Dat zorgde voor onduidelijkheid.” Door de introductie van een duidelijke structuur en handleiding zorgde Marble ervoor dat het boeken nu consistent gebeurt. Hierdoor zijn de cijfers over verschillende periodes vergelijkbaar. Iets wat essentieel is voor het opstellen van een betrouwbare financiële rapportage én voor het vertrouwen van externe financiers.

Veelvoorkomend ondernemersprobleem
Het boekingsprobleem dat Marble bij CupXchange tegenkwam, zie je volgens Myrna bij veel snelgroeiende organisaties. Het is logisch te verklaren, zegt ze. “Als klein bedrijf begin je vaak met een externe boekhouder, maar je hebt nog niemand intern die de financiële administratie controleert en reviewt. En hoe groter je wordt, hoe belangrijker dat is. Wij maakten voor CupXchange de slag naar financiële controle om te zorgen voor betrouwbare managementinformatie.”

Grip op voorraadbeheer
Doordat Marble Finance de administratie opnieuw inrichtte, kreeg CupXchange inzicht in de winstgevendheid per locatie. Ze weten nu ook precies welke locatie geld oplevert en waar ze moeten bijsturen. Het is een goede basis om op voort te borduren, volgens Chong. “We gingen hierdoor ook anders kijken naar onze ‘pool’ aan bekers die we verhuren via abonnementen”, vertelt hij. Hij legt uit dat ze altijd moeite hadden met het bepalen van het aantal bekers dat exact in omloop was. Marble zorgde voor een methodiek waardoor ze hun voorraad nu kunnen schatten op basis van logica in plaats van alleen tellen. Daardoor kreeg CupXchange grip op een proces dat voorheen een zwart gat was.

De kennis borgen
Door het proces zo simpel mogelijk te houden en over te dragen aan een nieuwe administratieve kracht binnen CupXchange zorgde Marble er uiteindelijk voor dat het ook na hun vertrek bleef draaien. Myrna: “Wij zijn niet van de plannen die in een la verdwijnen, we ondersteunen bedrijven ook bij de implementatie. De aanpassingen die nodig waren, voerden we dus meteen door in de administratie bij CupXchange. De cijfers van het eerste kwartaal pasten we daarop aan, zodat de werkelijke marges inzichtelijk werden. Vervolgens zorgden we ervoor dat het team fit werd om de kar te trekken als wij er niet meer zijn.” Chong: “Daarvoor namen we Esmeralda aan. Zij bezit de juiste vaardigheden om dat soort administratieve taken goed uit te voeren.”

Samen in de wedstrijd
Terugkijkend vertelt Myrna: “Je ziet al snel dat een organisatie als CupXchange klem komt te zitten, omdat ze expertise missen, maar er simpelweg niet de middelen voor hebben. Funding Plus is een kans om bijvoorbeeld je financiële administratie als sociaal ondernemer op orde te krijgen. Uiteindelijk kun je hierdoor nog meer impact maken. Doe jezelf dus niet tekort als er zo’n mooie faciliteit is.”
Chong steekt zijn enthousiasme over Start Foundation ook niet onder stoelen of banken. “Het bijzondere van Start Foundation is dat ze aan jouw kant staan als ondernemer. Ze helpen je op allerlei manieren vooruit. Je zit echt samen in de wedstrijd, ook als zaken even niet vlot lopen. Daar heb je tenminste wat aan.” 

Natuurlijk zijn we blij met de woorden van Chong en Myrna. Voor ons is Funding Plus vooral een mooie manier om te investeren in de kwaliteit van sociaal ondernemers waar we potentie in zien. Uiteindelijk kunnen we er zo voor zorgen dat ze steeds meer verschil kunnen maken voor een eerlijke arbeidsmarkt. Daar blijft het ons om te doen.